cách trộn thư trong word

Bạn có thể trộn thư vô word để gửi thư chào hoặc tin nhắn mang đến nhiều người nhưng mà ko cần điền thương hiệu thủ từng người. Nếu còn ko hiểu biết rõ về tính năng Mail Merge, người mua có thể tham ô khảo bài viết với vấn đề trộn thư vô word là gì và cơ hội Mail Merge với ĐK ngay lập tức tại đây.

Hướng dẫn cơ hội trộn thư (Mail Merge) vô Word đơn giản

Bạn đang xem: cách trộn thư trong word

Trộn thư vô Word (Mail Merge) là gì?

Trộn thư vô Word, hoặc còn được gọi là "Mail Merge," là 1 trong công dụng mạnh mẽ và uy lực vô Word được cho phép các bạn tạo nên nhiều phiên bản sao của và một hình mẫu thư và tùy chỉnh nội dung của từng phiên bản sao dựa vào tài liệu từ 1 mối cung cấp tài liệu không giống nhau, thông thường là từ 1 tệp Excel.

Trộn thư vô word (Mail Merge) là gì?

Tính năng Mail Merge vô Word giúp đỡ bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và sức lực lao động bằng phương pháp tự động hóa tạo nên những phiếu chào, thư chào, hoặc ngẫu nhiên loại văn phiên bản cá thể hóa nào là mang đến nhiều người một cơ hội nhanh gọn và đơn giản.

Khi thực hiện cơ hội Mail Merge vô word, các bạn sẽ tạo nên một hình mẫu thư công cộng với những địa điểm lưu giữ khu vực mang đến vấn đề cá thể, ví dụ như thương hiệu, địa điểm và số điện thoại thông minh. Sau bại, các bạn sẽ nhập tài liệu kể từ mối cung cấp không giống nhau, ví như một bảng tính Excel chứa chấp list thương hiệu và vấn đề của từng người nhưng mà mình thích gửi thư. 

Hướng dẫn cơ hội trộn thư (Mail Merge) vô word giản dị và đơn giản nhất

Hướng dẫn các bước cơ phiên bản nhằm dùng công dụng trộn thư vô Word với ĐK và tạo nên những phiếu chào, thư chào hoặc văn phiên bản cá thể hóa đơn giản mang đến nhiều người một cơ hội tự động hóa.

Tạo mới nhất list chèn

Bước 1: Trên thanh khí cụ, lựa chọn tab "Mailings".

Sau bại, lựa chọn "Start Mail Merge" và "Step by Step Mail Merge Wizard".

Bước 1: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp Tạo mới nhất list chèn
Chọn "Start Mail Merge"

Cửa bong "Mail Merge" tiếp tục xuất hiện tại.

  • Bước một trong các 6: Chọn "Letter" và nhấn "Next: Starting document".
  • Bước 2 vô 6: Chọn "Use the current document" và nhấn "Next: Select Recipients".
  • Bước 3 vô 6: Chọn "Type a new list" và nhấn "Next: Write your letter".

Bước 1: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp Tạo mới nhất list chèn đơn giản

Bước 2: Để trộn thư vô Word, tại Cửa bong "New Address list" tiếp tục xuất hiện tại. Chọn "Customize Columns".

Bước 2: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp Tạo mới nhất list chèn đơn giản
Chọn "Customize Columns"

Bước 3: Tại vỏ hộp thoại "Customize Address List", chúng ta có thể tùy chỉnh những ngôi trường tài liệu như sau:

Bước 3: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp Tạo mới nhất list chèn đơn giản

  • "Add": Thêm ngôi trường mới nhất.
  • "Delete": Xóa những ngôi trường hiện tại với.
  • "Rename": Đổi thương hiệu những ngôi trường hiện tại với.
  • Khi kết thúc, nhấn "OK".

Bạn điền vấn đề cơ phiên bản cho những ngôi trường. Dưới đó là một ví dụ minh họa:

Bước 3: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp tạo nên mới nhất list chèn dễ dàng nhất
Điền vấn đề mang đến các trường
  • "New Entry": Thêm loại mới nhất.
  • "Delete Entry": Xóa loại.
  • "Find": Tìm tìm hiểu.
  • Sau khi kết thúc, nhấn "OK".

Bước 4: Cửa bong "Save Address List" tiếp tục xuất hiện tại. Đặt thương hiệu mang đến tệp tin cẩn này và nhấn "Save" và kế tiếp với  bước 5 trộn thư vô word.

Bước 4: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp Tạo mới nhất list chèn đơn giản

Bước 5: Tiếp theo gót, vô sườn "Mail Merge Recipients", chúng ta có thể sửa thay đổi những tính năng sau:

  • "Sort": Sắp xếp lại tài liệu khách hàng chào dựa vào một ngôi trường rõ ràng.
  • "Filter": Lọc đi ra list quan trọng từ 1 list lâu năm.
  • "Find duplicates": Tìm những phiên bản sao và xóa bọn chúng.
  • "Validate address": Xác nhận địa điểm.
  • Sau khi kết thúc sửa đổi, nhấn "OK".

Đó là công việc cơ phiên bản nhằm dùng công dụng trộn thư vô Word.

Bước 5: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp Tạo mới nhất list chèn đơn giản

Trở lại hành lang cửa số "Mail Merge".

Xem thêm: danh từ không đếm được

Bước 5: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp tạo nên mới nhất list chèn
Trở lại "Mail Merge"
  • Bước 3 vô 6: Chọn "Use an existing list" và nhấn "Next: Write your letter".
  • Bước 4 vô 6: Chọn "More items".

Bảng "Insert Merge Field" tiếp tục xuất hiện tại. Chọn "Database Fields".

Chọn những ngôi trường tiếp tục design và lựa chọn "Insert" ở địa điểm ước muốn.

Nhấn "Next: Preview your letters".

Với ví dụ tiếp sau đây, sau khoản thời gian tiếp tục chèn những ngôi trường, nhấn "Next: Complete the merge".

Bước 5 vô cơ hội trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp tạo nên mới nhất list chèn

Trên thanh khí cụ, lựa chọn tab "Mailings".

Thao tác tiếp theo sau vô bước 5 cơ hội trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp tạo nên mới nhất list chèn

Tại mục "Finish & Merge", lựa chọn "Edit Individual Documents".

Xuất hiện tại sườn "Merge lớn New Document", lựa chọn "All" và nhấn "OK".

Sử dụng File Excel

Để xử lý trộn thư vô Word bằng phương pháp dùng một list chèn có trước, chúng ta có thể vâng lệnh công việc sau:

Bước 1: Thực hiện tại Cách 1 tương tự động như chỉ dẫn "Cách trộn thư vô Word bằng phương pháp tạo nên mới nhất list chèn".

Tuy nhiên, bên trên Cách 2 vô 6, lựa chọn "Use an existing list" và nhấp vô "Browse".

Chọn tệp Excel chứa chấp tài liệu mình thích dùng và nhấp vô "Open".

Bước 1: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp dùng File Excel

Bước 2: Trong tệp Excel, các bạn sẽ thấy nhiều sheet, hãy lựa chọn sheet đúng đắn chứa chấp tài liệu và nhấp vô "OK".

Bước 2: Cách trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp dùng File Excel

Khi dùng trộn thư với tệp Excel, list vô tệp rất cần phải tạo nên kể từ loại thứ nhất và không tồn tại dù trống rỗng phía trên và bên dưới. Nếu ko, các bạn sẽ tạo nên những hình mẫu trống rỗng. Để tách điều này, khi những ngôi trường trống rỗng xuất hiện tại vô hành lang cửa số "Mail Merge Recipients", hãy quăng quật lựa chọn bọn chúng.

Bước còn sót lại vô cơ hội trộn thư (Mail Merge) vô word bằng phương pháp dùng File Excel

Xem thêm: tính delta phương trình bậc 2

Tiếp tục triển khai kể từ Cách 5 theo phía dẫn của "Cách trộn thư vô Word bằng phương pháp tạo nên mới nhất list chèn".

Vậy là Sforum đã cũng người mua tìm hiểu trộn thư vô word là gì cũng như các cách Mail Merge với ĐK mà người mua có thể áp dụng vô Word 2007, 2010, 2013 và năm 2016. Nếu các bạn với ngẫu nhiên thắc mắc, vướng mắc về cách thức bên trên, hãy nhằm lại phản hồi bên dưới nội dung bài viết.

Xem tăng nội dung bài viết thường xuyên mục: Thủ thuật word